Generador gratuito de plantillas RFP
Crea una solicitud de propuesta, cotización o información en minutos. Parte de una plantilla del sector, ajústala y descarga un PDF listo para enviar.
RFP, RFQ o RFI: ¿cuál necesitas?
RFI Solicitud de información (RFI)
Úsala cuando todavía estás explorando el mercado. Haces preguntas abiertas sobre capacidades, experiencia y modelos de precios, y luego preseleccionas a los proveedores que vale la pena invitar a una RFP. Nada es vinculante y las respuestas no se puntúan.
RFP Solicitud de propuesta (RFP)
Úsala cuando conoces el problema pero quieres que los proveedores propongan la solución. Describes objetivos, alcance y restricciones; los proveedores responden con un enfoque, un equipo, un calendario y un precio, puntuados según criterios que publicas por adelantado.
RFQ Solicitud de cotización (RFQ)
Úsala cuando sabes exactamente qué vas a comprar. Enumeras los artículos y especificaciones; los proveedores devuelven precios, plazos y condiciones para la misma lista, así que las cotizaciones se comparan en igualdad de condiciones.
Qué incluir en una solicitud de propuesta
Una buena RFP da a los proveedores lo necesario para cotizar con precisión y te aporta respuestas fáciles de comparar. La mayoría de las buenas RFP comparten las mismas secciones:
- Introducción y contexto: quién eres, qué quieres conseguir y por qué ahora. Bastan dos párrafos cortos.
- Alcance y requisitos: qué hay que entregar, expresado como resultados y condiciones medibles («primera respuesta en una hora») y no como deseos vagos («soporte rápido»).
- Requisitos de proveedor: certificaciones, seguros, referencias y documentos que necesitas antes de firmar. Pedirlos desde el principio evita descubrir que falta un informe SOC 2 cuando ya has elegido proveedor.
- Calendario: fecha de emisión, plazo para preguntas, plazo de respuesta, fecha de decisión e inicio previsto.
- Presupuesto: opcional, pero incluso un rango ahorra tiempo a ambas partes en propuestas que nunca iban a encajar.
- Criterios de evaluación y ponderaciones: cómo se puntuarán las respuestas. Publicarlos hace que las propuestas se centren en lo que te importa.
- Cómo responder y condiciones: formato, a quién enviarla, cómo se gestionan las preguntas y que la RFP no te obliga a adjudicar.
Cómo definir los criterios de evaluación
Elige de cuatro a seis criterios y dale a cada uno una ponderación de modo que sumen 100 %. El precio por sí solo rara vez predice un buen resultado en servicios; un reparto habitual para servicios de TI y software es enfoque técnico 30 %, precio 25 %, experiencia 20 %, seguridad y cumplimiento 15 %, plazos y equipo 10 %. En una RFQ, donde la especificación está fijada, el precio suele pesar la mitad o más. Decide las ponderaciones antes de abrir ninguna respuesta y puntúa a cada proveedor por separado antes de comparar.
Errores comunes que te hacen perder buenas ofertas
- Plazos demasiado cortos. Los buenos proveedores descartan las RFP que no pueden responder bien. Da al menos dos o tres semanas para una propuesta y una semana o más para una cotización.
- Requisitos copiados y pegados. Los requisitos de un proyecto antiguo confunden a los proveedores e inflan los precios. Quédate solo con lo que aplique.
- Preguntas de seguridad solo al final. Si los proveedores van a manejar tus datos, pide pruebas de sus controles en la RFP, no después de haber elegido al ganador.
- Formato de precios poco claro. Pide precios desglosados en una sola moneda, con impuestos y validez indicados, o pasarás días homogeneizando cotizaciones.
- Invitar a demasiados proveedores. De tres a seis respuestas serias son más fáciles de evaluar que quince, y los proveedores se esfuerzan más cuando hay menos competencia.
Después de enviarla
Responde por escrito a las preguntas de los proveedores y comparte las respuestas con todos los invitados, para que todas las ofertas partan de la misma información. Puntúa las respuestas según tus criterios publicados, preselecciona a dos o tres para una presentación, comprueba referencias y confirma los requisitos de proveedor (certificados, seguros, evidencia de seguridad) antes de firmar. En Sourceably, los proveedores pueden adjuntar a su oferta una tarjeta de seguridad verificada, así que ese último paso empieza antes de la preselección.
Preguntas frecuentes
¿Este generador de RFP es gratuito?
Sí. Puedes crear y descargar tantas RFP, RFQ y RFI como quieras sin crear una cuenta.
¿Se sube mi solicitud a algún sitio?
No. El documento se crea y se convierte en PDF en tu navegador. Si añades tus datos de contacto y lo descargas, Sourceably guarda esos datos de contacto (no el documento) para que nuestro equipo te ayude a encontrar proveedores, salvo que marques «No contactarme».
¿Qué extensión debe tener una RFP?
Para la mayoría de los servicios, de 4 a 10 páginas. Lo bastante larga para describir con claridad el alcance, los requisitos y la evaluación, y lo bastante corta para que los proveedores la lean entera.
¿A cuántos proveedores debo enviar una RFP?
Normalmente de tres a seis. Usa antes una RFI si aún no sabes qué proveedores pueden hacer el trabajo.
¿Cuál es la diferencia entre una RFP y una licitación?
Son prácticamente lo mismo. «Tender» es más común en el Reino Unido, Europa y la contratación pública; «RFP» es más común en EE. UU. y en las compras del sector privado.
¿Puedo editar el documento después de descargarlo?
Usa «Copiar texto» para pegar la solicitud completa en Word, Google Docs o un correo y editarla allí. Tu borrador también se mantiene en esta página mientras la pestaña del navegador esté abierta.