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RFP、RFQ、RFI：どれが必要ですか？

提案依頼書に含めるべき内容

優れた RFP は、サプライヤーが正確に見積もれる情報を提供し、比較しやすい回答をもたらします。優れた RFP の多くは同じ構成を持っています：

1. はじめにと背景： 貴社について、達成したいこと、今取り組む理由。短い段落 2 つで十分です。
2. 範囲と要件： 納品すべきものを、あいまいな希望（「迅速なサポート」）ではなく、成果と測定可能な条件（「1 時間以内に初回応答」）として記載します。
3. サプライヤー要件： 契約前に必要な認証、保険、リファレンス、書類。最初に求めておけば、サプライヤーを選んだ後で SOC 2 報告書がないと気づく事態を避けられます。
4. スケジュール： 発行日、質問の締切、回答の締切、決定日、開始予定日。
5. 予算： 任意ですが、範囲を示すだけでも、合うはずのない提案に双方が時間を使わずに済みます。
6. 評価基準と重み付け： 回答の採点方法。公開することで、提案が貴社の重視する点に集中します。
7. 回答方法と条件： 形式、送付先、質問への対応方法、そして RFP が発注を約束するものではないこと。

評価基準の決め方

評価基準を 4〜6 つ選び、合計が 100% になるよう重みを付けましょう。サービスでは価格だけでは良い結果はほとんど予測できません。IT・ソフトウェアサービスでよく使われる配分は、技術的アプローチ 30%、価格 25%、実績 20%、セキュリティとコンプライアンス 15%、スケジュールと体制 10% です。仕様が決まっている RFQ では、通常価格が半分以上の比重を占めます。回答を開封する前に重みを決め、比較する前に各サプライヤーを個別に採点しましょう。

よい入札を逃すよくある失敗

• 締切が短すぎる。 優れたサプライヤーは、きちんと回答できない RFP には応募しません。提案には少なくとも 2〜3 週間、見積には 1 週間以上の期間を設けましょう。
• 使い回しの要件。 過去の案件から流用した要件はサプライヤーを混乱させ、価格を押し上げます。該当するものだけを残しましょう。
• セキュリティの質問が最後まで出てこない。 サプライヤーが貴社のデータを扱うなら、落札者を決めた後ではなく、RFP の段階で統制の証拠を求めましょう。
• 価格の形式が不明確。 通貨を統一し、税込・税別と有効期限を明記した内訳付きの価格を求めましょう。そうしないと見積の調整に何日もかかります。
• サプライヤーを招待しすぎる。 真剣な回答が 3〜6 件のほうが 15 件より評価しやすく、競合が少ないほどサプライヤーも本気で入札します。

送付後の対応

サプライヤーからの質問には書面で回答し、招待したすべてのサプライヤーに共有して、全員が同じ情報に基づいて回答できるようにしましょう。公開した基準で回答を採点し、2〜3 社に絞ってプレゼンテーションを依頼し、リファレンスを確認し、契約前にサプライヤー要件（認証、保険、セキュリティ証跡）を確認します。Sourceably では、サプライヤーが入札に検証済みのセキュリティスコアカードを添付できるため、最後のステップを候補選定の前に始められます。

よくある質問