Kostenloser RFP-Vorlagen-Generator
Erstellen Sie in wenigen Minuten eine Ausschreibung, Angebots- oder Informationsanfrage. Starten Sie mit einer Branchenvorlage, passen Sie sie an und laden Sie ein versandfertiges PDF herunter.
RFP, RFQ oder RFI: Was brauchen Sie?
RFI Informationsanfrage (RFI)
Nutzen Sie sie, wenn Sie den Markt noch erkunden. Sie stellen offene Fragen zu Fähigkeiten, Erfahrung und Preismodellen und wählen dann die Anbieter aus, die Sie zu einer Ausschreibung einladen möchten. Nichts ist verbindlich, und die Antworten werden nicht bewertet.
RFP Ausschreibung (RFP)
Nutzen Sie sie, wenn Sie das Problem kennen, die Lösung aber von den Anbietern vorgeschlagen werden soll. Sie beschreiben Ziele, Umfang und Rahmenbedingungen; Anbieter antworten mit Ansatz, Team, Zeitplan und Preis, bewertet nach vorab veröffentlichten Kriterien.
RFQ Angebotsanfrage (RFQ)
Nutzen Sie sie, wenn Sie genau wissen, was Sie kaufen. Sie listen Positionen und Spezifikationen auf; Anbieter nennen Preise, Lieferzeiten und Bedingungen für dieselbe Liste, sodass Angebote direkt vergleichbar sind.
Was in eine Ausschreibung gehört
Eine gute Ausschreibung gibt Anbietern genug Informationen für ein genaues Angebot und liefert Ihnen Antworten, die sich leicht vergleichen lassen. Die meisten guten RFPs haben dieselben Abschnitte:
- Einleitung und Hintergrund: wer Sie sind, was Sie erreichen wollen und warum jetzt. Zwei kurze Absätze genügen.
- Umfang und Anforderungen: was geliefert werden muss, formuliert als Ergebnisse und messbare Bedingungen („Erstreaktion innerhalb einer Stunde“) statt vager Wünsche („schneller Support“).
- Anbieteranforderungen: Zertifizierungen, Versicherungen, Referenzen und Unterlagen, die Sie vor der Unterschrift benötigen. Wer früh fragt, entdeckt einen fehlenden SOC-2-Bericht nicht erst nach der Anbieterauswahl.
- Zeitplan: Veröffentlichungsdatum, Frist für Rückfragen, Abgabefrist, Entscheidungsdatum und voraussichtlicher Start.
- Budget: optional, aber schon ein Rahmen spart beiden Seiten Zeit bei Angeboten, die nie gepasst hätten.
- Bewertungskriterien und Gewichtung: wie Angebote bewertet werden. Wenn Sie sie veröffentlichen, konzentrieren sich die Angebote auf das, was Ihnen wichtig ist.
- Antwortweg und Bedingungen: Format, Empfänger, Umgang mit Rückfragen und der Hinweis, dass die Ausschreibung Sie nicht zur Vergabe verpflichtet.
So legen Sie Bewertungskriterien fest
Wählen Sie vier bis sechs Kriterien und gewichten Sie jedes so, dass sie zusammen 100 % ergeben. Der Preis allein sagt bei Dienstleistungen selten etwas über das Ergebnis aus; eine übliche Aufteilung für IT- und Softwaredienstleistungen ist: technischer Ansatz 30 %, Preis 25 %, Erfahrung 20 %, Sicherheit und Compliance 15 %, Zeitplan und Team 10 %. Bei einer Angebotsanfrage mit festgelegter Spezifikation trägt der Preis meist die Hälfte des Gewichts oder mehr. Legen Sie die Gewichtung fest, bevor Sie Angebote öffnen, und bewerten Sie jeden Anbieter unabhängig, bevor Sie Ergebnisse vergleichen.
Häufige Fehler, die Sie gute Angebote kosten
- Zu kurze Fristen. Gute Anbieter lassen Ausschreibungen aus, die sie nicht sorgfältig beantworten können. Planen Sie mindestens zwei bis drei Wochen für ein Angebot im RFP und eine Woche oder mehr für ein Preisangebot ein.
- Kopierte Anforderungen. Anforderungen aus einem alten Projekt verwirren Anbieter und treiben die Preise. Behalten Sie nur, was zutrifft.
- Sicherheitsfragen erst ganz am Ende. Wenn Anbieter Ihre Daten verarbeiten, fordern Sie Nachweise zu ihren Kontrollen schon in der Ausschreibung an, nicht erst nach der Auswahl.
- Unklares Preisformat. Fordern Sie aufgeschlüsselte Preise in einer Währung mit Angabe von Steuern und Gültigkeit an, sonst verbringen Sie Tage mit dem Angleichen der Angebote.
- Zu viele Anbieter einladen. Drei bis sechs ernsthafte Angebote sind leichter zu bewerten als fünfzehn, und Anbieter bieten engagierter, wenn das Feld klein ist.
Nach dem Versand
Beantworten Sie Fragen der Anbieter schriftlich und teilen Sie die Antworten mit allen Eingeladenen, damit alle Angebote auf denselben Informationen beruhen. Bewerten Sie die Angebote anhand Ihrer veröffentlichten Kriterien, laden Sie zwei oder drei zu einer Präsentation ein, prüfen Sie Referenzen und bestätigen Sie die Anbieteranforderungen (Zertifikate, Versicherungen, Sicherheitsnachweise), bevor Sie unterschreiben. Auf Sourceably können Anbieter ihrem Angebot eine verifizierte Sicherheits-Scorecard beifügen, sodass dieser letzte Schritt schon vor der Vorauswahl beginnt.
Häufige Fragen
Ist dieser RFP-Generator kostenlos?
Ja. Sie können beliebig viele RFPs, RFQs und RFIs erstellen und herunterladen, ohne ein Konto anzulegen.
Wird meine Anfrage irgendwo hochgeladen?
Nein. Das Dokument wird in Ihrem Browser erstellt und in ein PDF umgewandelt. Wenn Sie Ihre Kontaktdaten angeben und herunterladen, speichert Sourceably diese Kontaktdaten (nicht das Dokument), damit unser Team Ihnen bei der Anbietersuche helfen kann, es sei denn, Sie wählen „Bitte keine Kontaktaufnahme“.
Wie lang sollte eine Ausschreibung sein?
Für die meisten Dienstleistungen 4 bis 10 Seiten. Lang genug, um Umfang, Anforderungen und Bewertung klar zu beschreiben, kurz genug, dass Anbieter alles lesen.
An wie viele Anbieter sollte ich eine Ausschreibung senden?
Meist drei bis sechs. Nutzen Sie zuerst eine Informationsanfrage, wenn Sie noch nicht wissen, welche Anbieter die Arbeit leisten können.
Was ist der Unterschied zwischen RFP und Tender?
Im Wesentlichen dasselbe. „Tender“ ist im Vereinigten Königreich, in Europa und im öffentlichen Beschaffungswesen üblicher; „RFP“ ist in den USA und im privatwirtschaftlichen Einkauf verbreiteter.
Kann ich das Dokument nach dem Herunterladen bearbeiten?
Nutzen Sie „Text kopieren“, um die vollständige Anfrage in Word, Google Docs oder eine E-Mail einzufügen und dort zu bearbeiten. Ihr Entwurf bleibt zudem auf dieser Seite erhalten, solange der Browser-Tab geöffnet ist.